Manuele invoer, wanneer wel en wanneer niet?

De bestuurderskaart moet voor elke kalenderdag waarop de kaart wordt gebruikt of waarvoor de bestuurder handmatig activiteiten heeft ingevoerd, de volgende gegevens kunnen opslaan:

De datum, dagelijkse aanwezigheidsteller, bestuurdersstatus om 00:00 uur, activiteiten.

Bron: Verordening (EG) Nr. 1360/2002 voorschrift 199

 

Voorschrift 199 van verordening 1360/2002 geeft aan dat er voor elke kalenderdag gegevens moeten worden opgeslagen op de bestuurderskaart. Elke volledige dag die niet wordt opgeslagen en dus ontbreekt in de administratie kan een boete opleveren van € 4.400,00 wanneer deze dag niet op een andere geldige manier is te verklaren (Bron: Staatscourant 15221 30 mei 2014).

inSight Source heeft, om hier meer inzicht in te geven, reeds in maart 2017 een rapport toegevoegd die de chauffeursactiviteiten analyseert en zichtbaar maakt waar er gegevens ontbreken, later is dit rapport uitgebreid met een alert functie op de verwerkte bestanden.

 

De verordening geeft aan dat de gehele (kalender)dag waarop de kaart wordt gebruikt moet zijn beschreven in de gegevens van de tachograaf en de bestuurderskaart. In de praktijk kan het zijn dat een chauffeur werkzaamheden uitvoert die niet vallen onder de verordening, of dat een chauffeur langere tijd verlof heeft of ziek is, of dat een chauffeur rijdt in een voertuig met analoge tachograaf.

In deze gevallen is het niet altijd noodzakelijk om de uitgevoerde werkzaamheden manueel in te voeren.

Op basis van informatie van de inspectie van het IL en T wordt het volgende geadviseerd:

 

Nationaal Transport

Bij nationaal transport is het belangrijk dat elke dag waarop de kaart wordt gebruikt, van die dag 24 uur aan gegevens aanwezig zijn. Dus wanneer een chauffeur op maandag om 05:00 begint met werkzaamheden dan moet de chauffeur via manuele invoer minimaal de periode 00:00 tot 05:00 bijwerken op de tachograaf.

Zijn er in die periode (00:00 – 05:00) andere werkzaamheden uitgevoerd dan moet dit ook als zodanig manueel worden ingevoerd.

De eventueel voorgaande weekendrust mag worden ingevoerd maar is niet verplicht. Een ‘gat’ in de gegevens is hiermee toegestaan zolang aannemelijk kan worden gemaakt dat er daadwerkelijk gerust is in de betreffende periode.

 

Internationaal Transport

Bij internationaal transport wordt sterk geadviseerd om altijd de voorgaande 28 dagen volledig te registreren (of geregistreerd te hebben) in de tachograaf en chauffeurskaart. Dit geldt ook wanneer de chauffeur werkzaamheden heeft uitgevoerd die niet binnen de verordening vallen.

 

Out of scope

Het besturen van een voertuig hoeft niet altijd binnen de verordening te vallen. Wanneer een chauffeur een mix heeft van rijden binnen en buiten de verordening wordt aangeraden om altijd de chauffeurskaart te gebruiken en de functie Out Of Scope te activeren voor die periode die buiten de verordening valt.

 

Meervoudige bemanning

Een bijrijder die zelf niet rijdt is een soort passagier en hoeft de kaart niet in het tweede slot te voeren. Echter wanneer de bijrijder ook zelf gaat rijden (die dag) dan moet de kaart in het tweede slot worden gestoken, voor die chauffeur moet ook voor de gehele dag aan activiteiten zijn geregistreerd.

Bij een 3e (of meer) bijrijder die zelf ook rijdt moet via manuele invoer de gegevens worden bijgewerkt zodat de gehele dag aan activiteiten zijn geregistreerd.

 

Analoge tachograaf

Wanneer de chauffeur ook in een voertuig met analoge tachograaf rijdt dan hoeft deze periode niet in de digitale tachograaf te worden ingevoerd. Wel moet de chauffeur beschikken over de tachograaf schijven om deze missende periode te verantwoorden.

 

Patronaal Attest

Bij langdurig verlof of ziekte kan een patronaal attest of andere verklaring van de werkgever worden gebruikt om de missende periode in de tachograaf gegevens te verantwoorden. Echter dit mag niet worden opgevraagd door binnenlandse of buitenlandse autoriteiten, wel mag dit vrijwillig worden overhandigd.